Phần mềm quản lý spa cho đến nay đã được rất nhiều chủ spa sử dụng để phục vụ quy trình quản lý, chăm sóc khách hàng của mình. Đối với những spa nhỏ hoặc mới mở, việc quản lý chắc chắn sẽ gặp những sai sót, trục trặc đòi hỏi trình độ và kỹ năng của người quản lý. Tuy nhiên, không phải lúc nào người quản lý cũng có thể giải quyết được hết những tình huống xảy ra. Quan trọng hơn, người quản lý cần làm gì để hạn chế được tối đa những sai sót? Phần mềm quản lý spa chính là câu trả lời hợp lý nhất. Lý do vì sao? Cloudify sẽ cùng doanh nghiệp khám phá trong bài viết này.

Sai lầm mà người quản trị thường mắc phải trong quản lý spa

Trước khi áp dụng phần mềm quản lý spa, những vấn đề trong quản trị mà các chủ spa gặp phải rất nhiều. Sai lầm trong quản lý spa dù là nhỏ nhất cũng đủ khiến hình ảnh và thương hiệu của spa tụt dốc, nhất là trong thời đại thông tin truyền nhau với tốc độ không tưởng. Dưới đây là một số sai lầm mà các chủ spa thường mắc phải trong quá trình quản lý spa của mình.

• Không kiểm soát được liệu trình chăm sóc của khách hàng

Khách hàng là những người làm nên thương hiệu của doanh nghiệp. Việc chăm sóc khách hàng tận tình thể hiện chất lượng dịch vụ của đội ngũ quản lý, nhân viên. Tuy nhiên, khi lượng khách hàng quá nhiều, mỗi người lại có một liệu trình chăm sóc riêng biệt và tỉ mỉ đến từng giờ phút thì việc quản lý hết các liệu trình trở thành thách thức lớn. Rất nhiều spa đã bỏ sót, nhầm lẫn hay quên nhắc nhở khách dẫn đến quy trình trị liệu không được hoàn thành, không đạt được chất lượng tối ưu nhất của liệu trình. 

• Không quản lý được hết tình hình nhân sự

Ngành dịch vụ spa luôn yêu cầu các nhân viên tay nghề cao, khéo léo, thái độ hòa nhã, chuyên nghiệp. Lý thuyết là vậy, nhưng còn thực tế thì không thể khẳng định được hoàn toàn. Có không ít spa bị “bóc phốt” vì thái độ của nhân viên và cách xử lý không khéo của người quản lý. Nguyên nhân gây ra sai lầm này đó là do quản lý nhân viên lỏng lẻo, không đào tạo về thái độ ứng xử của người chủ spa. 

Đối với spa có nhiều chi nhánh, vấn đề này còn khó gấp nhiều lần vì số lượng nhân viên tăng mạnh, giám sát chặt chẽ là điều khó có thể làm được.

• Không nắm bắt được tình trạng hàng trong kho

Mỹ phẩm, tinh dầu, dược liệu,….đều là những sản phẩm yêu cầu sự đảm bảo về chất lượng. Việc nhập, xuất kho hàng hóa cần được theo dõi và tính toán sao cho tránh lãng phí, giảm chất lượng sản phẩm mà không bị gián đoạn quy trình trị liệu của khách hàng. Nhiều khách hàng phải chờ đợi sinh ra sự khó chịu và không quay trở lại spa lần thứ hai. Do đó, nhà quản trị cần hạn chế sai lầm này bằng cách quản lý sát sao hơn tình trạng kho.  

Phần mềm quản lý spa xử lý các sai lầm như thế nào?

Spa là ngành dịch vụ đòi hỏi máy móc hiện đại, nhân viên tay nghề cao, môi trường thoải mái, chuyên nghiệp. Thương hiệu của spa bị ảnh hưởng đồng nghĩa với lượng khách hàng sẽ giảm dần, doanh nghiệp dễ phải đối mặt với nhiều loại chi phí để duy trì, khi không thể duy trì được nữa sẽ dẫn đến phá sản.

Đây chính là lúc phần mềm quản lý spa phát huy khả năng xử lý các vấn đề của nhà quản trị.

• Phần mềm quản lý spa giúp theo dõi liệu trình và thông tin khách hàng

 Liệu trình và thông tin khách hàng đều được xử lý bằng máy tính, đồng nghĩa với độ chính xác gần như là tuyệt đối. Phần mềm sẽ thông báo cho quản lý mỗi khi đến lịch cần nhắc nhở khách hàng, giảm gần như toàn bộ tỉ lệ sai sót, bỏ quên.

• Phần mềm giúp quản lý kho hàng

Phần mềm sẽ cảnh báo mỗi khi lượng hàng tồn kho không đáp ứng định mức được thiết

lập ban đầu, hoặc khi hàng hóa trong kho sắp hết hạn sử dụng. Chức năng này giúp hạn chế được việc gián đoạn quy trình trị liệu và lãng phí nguyên vật liệu.

• Kiểm soát được tình hình nhân sự dễ dàng hơn với phần mềm quản lý spa

Dù là nhân viên của một hoặc nhiều chi nhánh cũng không còn là vấn đề quá lớn nếu có phần mềm quản lý spa trong tay. Ngoài việc nắm bắt những thông tin cơ bản, ngày nghỉ, năng suất,…phần mềm còn giúp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. 

Bên cạnh đó, phần mềm có tích hợp cả chức năng trò chuyện, nhắn tin trực tiếp để tiện nhắc nhở, đốc thúc công việc từ xa.

• Số hóa spa, biến quy trình quản lý trở nên chuyên nghiệp hơn

Trước đây, khách hàng sẽ gọi điện đặt trước hoặc đến tận nơi để chờ đợi, vừa tốn kém vừa lãng phí thời gian. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý spa, khách hàng sẽ được phần mềm xếp lịch và chỉ cần đến đúng giờ. Chức năng vừa tiết kiệm thời gian cho khách hàng, vừa nâng tầm giá trị cho spa.

Quản lý spa chưa bao giờ là dễ và không thể nào tránh khỏi các sai lầm. Chính vì vậy, các phần mềm quản lý spa ra đời với mục tiêu hạn chế toàn bộ các sai sót không đáng có và giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý. 

Là một trong những công ty dẫn đầu trong việc phát triển phần mềm quản lý spa, Cloudify luôn luôn mong muốn được đồng hành cùng doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn và dùng thử miễn phí.

Tham khảo thêm:

>> Mách bạn bí quyết để lựa chọn phần mềm quản lý spa hiệu quả

>> Phần mềm quản lý spa – loại bỏ thách thức cho doanh nghiệp