Chắc hẳn những phần mềm quản lý đã không còn quá xa lạ gì đối với các doanh nghiệp, bao gồm cả những doanh nghiệp có quy mô lớn cho đến vừa và nhỏ. Một trong số đó phải kể đến app quản lý kho. Tuy nhiên, không hẳn lúc nào việc bỏ tiền ra mua một hệ thống quản lý thông minh cũng đem lại hiệu quả cho người sử dụng. Trước khi đầu tư, bạn cần chuẩn bị tốt những kiến thức cơ bản cùng sự hỗ trợ chuyên sâu của đội ngũ kỹ thuật.

Những sai lầm cần tránh khi lựa chọn app quản lý kho

Hiện nay, trong nghiệp vụ quản lý kho, nhiều doanh nghiệp vẫn còn tồn đọng nhiều hạn chế mặc dù đã triển khai ứng dụng quản lý kho. Lý do dẫn đến điều này có thể nằm ở người sử dụng hoặc cũng có thể do doanh nghiệp chưa tìm được một nền tảng phù hợp với quy tắc làm việc của công ty… Vậy nên, trong quá trình triển khai, khó tránh xảy ra những sai sót. Và dưới đây là những sai lầm được Cloudify tổng hợp dựa trên chính những phản hồi của hơn 2000+ khách hàng đã kết nối với chúng tôi.

Chưa thực sự biết doanh nghiệp cần gì

Không chỉ tính app quản lý kho, việc vạch ra rõ ràng những yêu cầu là điều cần thiết trước mỗi lần sử dụng bất kỳ một phần mềm quản lý nào dù là bản free. Bởi mỗi doanh nghiệp đều có những mô hình và đặc thù công việc riêng, thế nên nếu không hiểu mình muốn gì thì chắc chắn bạn không thể chọn được một phần mềm phù hợp.

Ví dụ như khi ứng dụng một phần mềm quản lý kho sản xuất bạn phải lưu ý đến các thông tin cơ bản như:

• Số lượng hàng hóa hiện tại mà doanh nghiệp đang có và cơ hội phát triển các phiên bản nâng cấp, các mặt hàng limited trong tương lai.
• Nên phân loại hàng hóa như thế nào? Theo tính năng, công dụng hay theo tên sản phẩm…?
• Các đơn vị quy đổi để phục vụ quá trình nhập/xuất là gì?
• Nên quản lý hàng tồn theo năm sản xuất hay hạn sử dụng để giảm thiểu tối đa hàng quá cận date?
• Phương pháp tính giá vốn mà công ty đang sử dụng hợp với phần mềm của nhà cung cấp nào?

Hiểu nhầm về việc “nhiều tính năng trong một ứng dụng”

Chúng ta không thể phủ nhận một phần mềm có nhiều tính năng càng chứng tỏ phần mềm đó hỗ trợ người lao động nhiều công việc. Song, càng nhiều tính năng đòi hỏi thao tác quản lý càng nhiều và quá trình vận hành phần mềm càng phức tạp. Đó là còn chưa kể đến khoản chi phí đội lên sau mỗi lần nâng cấp, bổ sung tính năng theo yêu cầu. Thế nên, để app quản lý kho hoạt động hiệu quả tốt nhất thì trước hết bạn cần sử dụng thành thạo các chức năng cơ bản.

Chưa kịp trang bị kiến thức để sử dụng công nghệ

Một trong những đặc điểm của doanh nghiệp Việt đó là nhân sự bao gồm nhiều thế hệ. Đối với lớp trẻ, việc cho họ sử dụng phần mềm công nghệ có lẽ không gặp quá nhiều rắc rối phức tạp nhưng với lao động trung niên thì chưa chắc. Bạn hãy thử nhớ lại thời điểm nhà nước yêu cầu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, các cô tại phòng kế toán đã phải mất bao nhiêu thời gian để học sử dụng? Do vậy, trước khi sử dụng app quản lý kho, doanh nghiệp bạn cần chấp nhận một khoảng thời gian công việc bị xáo trộn để mọi người học được cách thích nghi.

Xem nhẹ tính bảo mật

Nhờ có tính năng liên kết chặt chẽ với phần mềm quản lý bán hàng POS nên việc sử dụng app quản lý kho mang đến những hiệu quả khác ngoài theo dõi kho như: tự động trừ kho sau khi bán hàng, quản lý hàng hóa tại các điểm bán… Tuy nhiên, chính tính năng này làm tăng khả năng rò rỉ thông tin nội bộ ra bên ngoài. Điều này sẽ trở thành mối lo thực sự bởi đội ngũ bán hàng bao gồm cả nhân viên part time và thời vụ. Một khi chấm dứt hợp đồng lao động thì khó có thể kiểm soát được dữ liệu họ đã mang đi. Do vậy, tính bảo mật của phần mềm này phải được đặt hàng đầu.

Những yếu tố tạo nên một app quản lý kho tốt

Từ những đánh giá trên, chắc bạn cũng đã hình dung được để app quản lý kho hoạt động tốt và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp thì cần đảm bảo những yêu cầu gì. Nhưng nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ, dưới đây là những thông tin chi tiết.

Dễ sử dụng

Chắc chắn rồi, một phần mềm dễ sử dụng bao giờ cũng mang lại năng suất làm việc cao hơn. Những khía cạnh để đánh giá khả năng dễ sử dụng của app quản lý kho bao gồm:

• Giao diện: giao diện phải thân thiện và có sự thống nhất ở các nền tảng khác nhau, bố cục phải rõ ràng, trực quan, để người dùng dễ theo dõi cũng như tra cứu lịch sử hoạt động.
• Dễ thao tác: tức là các thao tác sử dụng phải được thiết lập rõ ràng, sử dụng từ ngữ dễ dàng, những công việc hay làm cần được ưu tiên xuất hiện ở đầu rồi sau đó mới đến các chức năng nâng cao.

Kết nối linh hoạt

Tính linh hoạt của một phần mềm quản lý kho không chỉ được thể hiện của khả năng liên kết với nhiều ứng dụng khác, mà nó còn bao gồm cả sự tùy chỉnh mỗi khi doanh nghiệp cải tiến mô hình kinh doanh.

Chi phí đầu tư ban đầu

Đây là một bài toán khá nan giản cho các doanh nghiệp, bởi việc cân bằng giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu về không chỉ thể hiện qua từng con số, mà còn phản ánh những yếu tố vô hình như khả năng đáp ứng kỳ vọng cho người lao động, thời gian nhân viên cần bỏ ra để sử dụng… Do vậy, khi tìm đến một nhà phát triển, đội ngũ chuyên viên của họ phải tư vấn được cho bạn ưu nhược điểm của từng gói sử dụng. Và Cloudify chính là một trong số những đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm tư vấn rõ ràng, minh bạch, có nhiều gói sản phẩm mà bạn có thể tìm đến.

Đội ngũ kỹ thuật

Không phải lúc nào mua phần mềm về doanh nghiệp cũng có thể đưa vào sử dụng ngay lập tức. Sau khi ký kết hợp đồng, đội ngũ sale sẽ bàn giao hồ sơ của bạn đến bộ phận IT để tiếp tục cài đặt cũng như hướng dẫn nhân viên sử dụng. Quá trình này có thể diễn ra trong vài ngày, nhưng có thể kéo dài cả năm. Thế nên, hãy đảm bảo đội ngũ kỹ thuật của phía đối tác có thể đáp ứng nhu cầu giải đáp thắc mắc trong thời gian ngắn nhất.

Việc lựa chọn một app quản lý kho phù hợp quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng. Do vậy, đừng vội vã đưa ra quyết định nếu bạn chưa thực sự hiểu hết về nó. Nếu bạn muốn nhanh chóng tìm được một phần mềm phù hợp thì hãy gọi ngay đến tổng đài 1900 866 695 của Cloudify để được tư vấn.