Chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô công công ty là một phần quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Nhiều nhà quản trị cho rằng doanh nghiệp nhỏ không cần phải đầu tư vào một phần mềm kế toán. Thực tế chứng minh rằng, những doanh nghiệp nhỏ có sử dụng phần mềm này có quy trình quản lý nhanh hơn và ngày càng mở rộng quy mô. Tuy nhiên, việc chọn ra phần mềm phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ không thật sự dễ dàng. Bài viết này sẽ chia sẻ tất cả bí quyết để doanh nghiệp cân nhắc trước khi đưa ra lựa chọn.

Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một hệ thống tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ của một nhân viên kế toán và được thực hiện thông qua các thao tác trên máy. Thực tế, hầu hết các phần mềm kế toán hiện có trên thị trường như phần mềm Cloudify, Amis Misa, phần mềm Bravo,… sẽ có các công cụ thực hiện các công việc như ghi chép, tính toán, xuất dữ liệu, xuất báo cáo tài chính,…hoàn toàn tự động, nhanh chóng khi nhân viên nhập dữ liệu vào. Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp, quy mô, ngành nghề mà doanh nghiệp sẽ chọn nhà cung cấp phù hợp.

Doanh nghiệp nhỏ có thực sự cần phần mềm kế toán?

Hiện nay, đa số doanh nghiệp đang hoạt động đều cần có một phần mềm kế toán để quản lý công ty hiệu quả hơn. Tuy vậy, những doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân viên chỉ tầm 10 người trở xuống, doanh thu hạn chế không thực sự cần thiết để sử dụng. Nhưng đối với các doanh nghiệp nhỏ, doanh thu ổn định và có tầm nhìn muốn mở rộng quy mô kinh doanh thì nên đầu tư một hệ thống phần mềm từ nhà cung cấp uy tín. 

Phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhập liệu, rà soát dữ liệu cũng như xuất báo cáo. Ngoài ra, một ưu điểm khá lớn, yếu tố đang được các doanh nghiệp tìm kiếm chính là sự chuẩn xác mà phần mềm mang lại. So với việc nhập dữ liệu, tính toán bằng tay khó tránh khỏi sai sót thì phần mềm sẽ hạn chế những lỗi này. Đặc biệt, với một phần mềm có thể hoạt động online và offline, nhà quản trị dễ dàng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và đánh giá tình hình kinh doanh của công ty dù ở đâu hoặc bất kỳ thời gian nào.

Tầm quan trọng của phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp nhỏ

Những mẹo khi chọn phần mềm kế toán 

Để chọn được phần mềm phù hợp, doanh nghiệp không nên bỏ qua 4 mẹo sau đây: 

1. Chỉ tập trung vào các tính năng cần thiết

Trước khi chọn bất kỳ phần mềm kế toán nào, nhà quản trị và nhân viên nên liệt kê tất cả các tính năng cần thiết doanh nghiệp cần sử dụng. Hãy tham khảo ý kiến của nhân viên, bạn bè đã sử dụng, thậm chí là nhà cung cấp để hiểu rõ các chức năng của phần mềm để không bỏ qua một số ứng dụng hữu ích mà trước đó chưa được phát hiện. Đồng thời, việc tìm hiểu rõ các chức năng cũng giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng “tiền mất tật mang” khi đầu tư vào các phần mềm hạn chế chức năng và đỡ tốn thời gian, chi phí nâng cấp về lâu dài.

Một số chức năng chính doanh nghiệp nhỏ cần quan tâm bao gồm: 

• Quản lý hàng tồn kho
• Lập hóa đơn
• Quản lý khách hàng
• Theo dõi thu, chi 
• Lập ngân sách
• Lập báo cáo tài chính 
• Báo cáo thuế doanh nghiệp
• Quản lý nhà cung cấp và đặt mua hàng

2. Xem xét phần mềm có phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Sau khi xây dựng các chức năng cần thiết, doanh nghiệp sẽ hướng đến các phần mềm hiện có trên thị trường đáp ứng đầy đủ chức năng đó. Tuy nhiên, số lượng phần mềm hiện có quá nhiều khiến nhà quản trị phân vân. Vậy hãy lần lượt trả lời câu hỏi để chọn ra nhóm phần mềm thích hợp nhất.

Đầu tiên hãy xem xét đến các phần mềm dễ dàng sử dụng và dễ nâng cấp. Một số chức năng hiện tại không thật sự cần thiết nhưng tương lai có khi lại cần đến nó. Vậy nên, hãy chọn phần mềm kế toán có khả năng nâng cấp, cải tiến. Đồng thời, các nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến ngân hàng công ty đang liên kết, hãy đảm bảo ngân hàng hỗ trợ các thao tác trên phần mềm doanh nghiệp sẽ chọn. Để có trải nghiệm tốt nhất, nên chọn những phần mềm cho phép dùng thử miễn phí trong một khoảng thời gian. Ngoài ra, nên tìm hiểu xem phần mềm đó có giới hạn tài khoản đăng nhập, thao tác hay không để tránh những bất cập sau này.

Xem xét chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp nhỏ

3. Chi phí sử dụng phần mềm như thế nào?

Thông thường phần mềm kế toán dành cho các công ty nhỏ sẽ được trả theo tháng và các dịch vụ như hỗ trợ giải đáp thắc mắc, bảo trì sẽ hoàn toàn miễn phí trong thời gian đầu sử dụng. Tuy nhiên, có một số nhà cung cấp sẽ tính phí bảo trì, phí hỗ trợ qua email hoặc điện thoại dựa trên số lần tư vấn hoặc theo tháng.

4. Tham khảo ý kiến kế toán 

Nếu công ty đang có một kế toán, trước khi mua phần mềm hãy trao đổi với nhân viên để có lựa chọn phù hợp. Đa số thao tác sẽ do kế toán viên thực hiện. Vì vậy, doanh nghiệp nên chọn sản phẩm “thân thiện” với họ để không mất nhiều thời gian tìm hiểu, đào tạo.

5. Không trả tiền cho các chức năng không thật sự cần thiết

Mỗi quy mô công ty sẽ phù hợp với một phần mềm kế toán nhất định. Doanh nghiệp càng lớn nhu cầu càng nhiều thì mức chi phí đầu tư càng cao. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, công ty chỉ nên tập trung vào các chức năng cần thiết thay vì bị “quyến rũ” bởi những lời giới thiệu hoa mỹ và chức năng không cần thiết. Trong trường hợp doanh nghiệp hướng đến mục tiêu mở rộng trong tương lai, các chức năng sẽ được nhà cung cấp bổ sung, nâng cấp thêm. Vì vậy, đừng quá lo lắng khi hiện tại chức năng đó không có sẵn.

Mỗi doanh nghiệp vào mỗi thời điểm sẽ cần một phần mềm kế toán với các chức năng riêng. Chính vì vậy, để tìm ra một lựa chọn thích hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ nhà quản trị cần tìm hiểu kỹ lưỡng và đừng quên 4 mẹo kể trên. 

Phần mềm kế toán Cloudify được xây dựng trên cơ sở điện toán đám mây nhằm mục đích hỗ trợ chuyên biệt cho doanh nghiệp nhỏ. Với Cloudify, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí bởi các thao tác được thực hiện đơn giản, nhanh chóng kể cả online hay offline. Tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán Cloudify tại đây!

Tham khảo thêm:

>> Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán

>> Mô tả đầy đủ công việc của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp