Trong nhiều bài viết trước, Cloudify đã đề cập đến sự quan trọng, đi kèm khó khăn trong công tác quản lý kho. Vậy, một nhân viên quản lý kho hay những ứng viên muốn làm việc trong quản lý kho vận cần biết về công việc một cách chi tiết nhất. Trong bài viết này, Cloudify sẽ mô tả công việc quản lý kho để bạn đọc có cái nhìn chính xác nhất.

Tổng quan công việc quản lý kho

Công việc quản lý kho là hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa trong kho như sắp xếp, xuất nhập kho, vận chuyển,… từ đó góp phần làm giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng cơ sở vật chất trong kho. Nhân viên quản lý kho phải giám sát trực tiếp các loại hàng trong kho như sắp xếp, vận chuyển, xuất nhập,… Phải đảm bảo công tác quản trị mang tính ổn định, đảm bảo. 

Công việc chính của nhân viên quản lý kho là giám sát công nhân sắp xếp, kiểm kê, lập báo cáo với cấp trên và các phòng ban liên quan về tình trạng hàng hóa và hoạt động xuất nhập kho.

Đọc thêm: 8 phương pháp giảm hàng tồn kho hiệu quả 

Mô tả công việc quản lý kho

Sắp xếp hàng hóa trong kho

Trong kho hàng có chứa rất nhiều loại hàng hóa, mỗi hàng hóa có một đặc tính riêng biệt. Hoạt động xuất nhập kho cũng diễn ra thường xuyên vì thế không thể tránh khỏi tình trạng bừa bộn. Người quản lý sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa vật tư trong kho, đồng thời lập và cập nhật sơ đồ kho.

Đảm bảo hàng hóa bảo quản đúng tiêu chuẩn

Để đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng như tiêu chuẩn, người quản lý kho phải sắp xếp như hướng dẫn của nhà sản xuất. Đồng thời hàng hóa ngắn hạn phải tuân thủ quy tắc nhập trước xuất trước.

Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng

• Quản kho sẽ tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra các chứng từ liên quan và giấy tờ yêu cầu xuất, nhập hàng hay chuyển hàng qua kho khác
• Theo dõi quá trình xuất, nhập kho và thực hiện công tác xuất-nhập cho các bên liên quan
• Ghi biên lai xuất nhập kho
• Theo dõi số lượng hàng xuất nhập, đối chiếu với lượng hàng tồn kho và các số lượng ban đầu

Đảm bảo lượng tồn kho an toàn

• Người quản lý kho sẽ theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu một cách chính xác hằng ngày đảm bảo tất các các loại hàng hóa đề phải đạt mức tồn kho an toàn
• Người quản lý kho cũng đề xuất với ban giám đốc về việc thay đổi số lượng hàng tồn kho,.. để phù hợp với sự biến động của chuỗi cung ứng và số lượng hàng hóa xuất, nhập kho

Chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục đặt hàng

Khi là một người quản lý kho vận, ngoài việc chịu trách nhiệm trong việc xuất nhập kho bạn còn phải chịu trách nhiệm trong công tác thực hiện các thủ tục đặt hàng

• Đối với vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,… phải lập phiếu yêu cầu mua hàng
• Tuân thủ các quy định PCCC, an toàn kho
• Kiểm tra định kỳ hàng hóa, nơi để hàng hóa tránh trường hợp ẩm ướt, gãy, mọt,…

Lên kế hoạch nhập hàng hóa định kỳ

Người quản lý kho phải lập kế hoạch hàng hóa theo định kỳ làm thế nào để hàng hóa được duy trì một cách ổn định. Trường hợp hàng hóa trong kho lớn vượt mức quy định hoặc ít hơn mức tồn kho an toàn thì nhân viên quản lý có nhiệm vụ tìm ra phương án điều chỉnh mức xuất nhập kho sao cho phù hợp.

Lập báo cáo định kỳ

Trong trường hợp có tình huống phát sinh, nhân viên quản kho phải lập báo cáo về tình trạng hàng hóa, đồng thời cập nhật hồ sơ, báo cáo cho các bên liên quan để giải quyết.

Tham khảo: Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS

Những kỹ năng nhân viên kho cần có

Khả năng kiểm tra và lập biên lai kho và lô hàng

Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ cần thiết cho việc xuất, nhập, chuyển hàng hóa là công việc tối quan trọng của nhân viên kho. Do đó, để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất, bạn phải có kiến thức cũng như kỹ năng kiểm tra thành thạo. Nhân viên cũng phải hiểu cách lập phiếu xuất nhập kho chi tiết và đầy đủ nhất cho đối tác và cửa hàng.

Khả năng kiểm soát hàng tồn kho nhanh chóng và hiệu quả

Kiểm soát hàng tồn kho là công việc đòi hỏi người làm phải cẩn thận, tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Để thực hiện kiểm kê tốt nhất và hạn chế sai sót, bạn phải nắm vững quy trình cũng như các hoạt động cần có trong kiểm kê. Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả không chỉ hỗ trợ chủ cửa hàng xác định chính xác tình trạng tiêu thụ hàng hóa mà nó còn hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Nhân viên phải ghi chép số liệu rõ ràng, đầy đủ do số lượng hàng hóa lớn và quá trình xuất nhập hàng hóa diễn ra liên tục. Mặt khác, hoạt động này có thể tốn nhiều thời gian và công sức và có thể dẫn đến nhiều nhầm lẫn và sai sót. Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả và giảm thất thoát, bạn nên tìm hiểu thêm các kỹ năng ghi sổ kế toán thông minh và hiệu quả.

Các kỹ năng mềm quan trọng cho nhân viên kho

Khi quản lý kho, bạn phải phối hợp với nhiều bộ phận nên việc học tập và rèn luyện các kỹ năng mềm là rất cần thiết. Lắng nghe và tích cực giao tiếp với đồng nghiệp để tránh xung đột là những kỹ năng quan trọng cần phát triển. Hơn nữa, chủ cửa hàng phải có kỹ năng lập kế hoạch và lãnh đạo vững vàng để quản lý hiệu quả hoạt động của cửa hàng.

Các kho hàng lớn đòi hỏi khả năng tổ chức và quản lý nhân sự cao hơn. Điều này được thực hiện để tối ưu hóa hoạt động của kho hàng và giảm thất thoát. Chủ cửa hàng phải giao nhiệm vụ cụ thể và sắp xếp đủ số lượng nhân viên làm việc trong kho. Hơn nữa, chủ cửa hàng phải thiết lập các quy tắc và thủ tục để đảm bảo kỷ luật.

Phần kết

Muốn thực hiện tốt công tác quản lý kho, trước hết người quản lý kho vận phải có kiến thức và kỹ năng cần thiết. Bên cạnh việc quản kho thủ công, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý kho để tối ưu hóa, giảm áp lực cho người quản lý. Hãy theo dõi chúng tôi tại cloudify.vn để cập nhật những thông tin mới nhất trong quản lý doanh nghiệp.