5S là một chiến lược tinh gọn giúp bạn có một nhà kho ngăn nắp và có tổ chức. Bạn có thể đưa tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho của mình như thế nào? Hãy cùng xem xét từng chữ S để áp dụng cho kho hàng của bạn hiệu quả nhé.

Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là gì?

Tiêu chuẩn 5S được sử dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động kinh doanh, quản lý. Đặc biệt, áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng vật tư giúp bạn tối ưu thời gian đặt hàng, hoàn thiện mô hình quản lý kho dành cho các shop bán lẻ, nhà xưởng và các doanh nghiệp.

Tiêu chuẩn 5S bắt nguồn từ hãng Toyota của Nhật Bản và được viết tắt bởi 5 từ: Seri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc) và Shitsuke (sẵn sàng).

• Seri (sàng lọc): Phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng. 
• Seiton (sắp xếp): Tiến hành sắp xếp các sản phẩm một cách khoa học, hợp lý theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. 
• Seiso (sạch sẽ): Không gian kho thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ, ngăn nắp với các vật dụng được bảo dưỡng thường xuyên và sắp xếp gọn gàng. 
• Seiketsu (săn sóc): Luôn luôn kiểm tra, duy trì tiêu chuẩn 3S ở trên. 
• Shitsuke (sẵn sàng): Rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong doanh nghiệp thực hiện 5S.

Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho của Nhật Bản

Mục đích của tiêu chuẩn 5S 

Nhằm xác định các bất thường, giúp mọi vấn đề được nhìn nhận rõ ràng. 5S có thể loại bỏ tối đa những lãng phí về thời gian và công sức, tổ chức và quản lý được toàn bộ hệ thống công việc. Tiêu chuẩn này cũng cung cấp môi trường làm việc lý tưởng và tối ưu, qua đó đảm bảo hiệu suất công việc luôn luôn đạt mức cao nhất. Đây là công cụ nền tảng cơ bản nhất để áp dụng vào mô hình quản trị tinh gọn Lean.

Ý nghĩa của tiêu chuẩn 5S

Đây là một chương trình nâng cao năng suất được phổ biến rộng rãi tại Nhật Bản. Ở mọi nơi, mọi ngành họ luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tinh thần tự giác của người thực hiện. Họ luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó và yêu thích công việc của mình và điều đó dần được nhiều nước khác nhau áp dụng. Hiện nay, ở Việt Nam nhiều doanh nghiệp và thậm chí là các đơn vị hành chính cũng đã áp dụng tiêu chuẩn 5S để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng được tốt hơn. 

Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho như thế nào?

Seri (sàng lọc)

Đây là yêu cầu đầu tiên của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng. Bất kỳ hàng hoá nào đưa vào kho hàng đều phải được xem xét kỹ lưỡng và phân loại rõ ràng. Đồng thời, loại bỏ các thiết bị, máy móc, hàng hoá, vật dụng… không cần thiết ra khỏi kho. Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho yêu cầu phải kiểm tra cẩn thận, thực hiện dứt khoát, nên có thể loại bỏ hoàn toàn hoặc chuyển sang các bộ phận phù hợp. 

Bạn đã nghe tới “lối sống tối giản” của người Nhật? Cách thực hiện 5S trong quản lý kho cũng là biểu hiện rõ về việc tinh giản không gian kho, loại bỏ những thao tác thừa của nhân viên, cũng như chỉ giữ lại những thứ cần thiết trong sản xuất. 

Việc “sàng lọc” tốt ngay từ đầu sẽ giúp các S còn lại được tiến hành dễ dàng hơn. Lưu ý nên sàng lọc kho theo định kỳ 1-3 tháng/lần tuỳ kích thước cũng như tính chất hoạt động của kho hàng.

Seiton (sắp xếp)

Hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn 5S trong S thứ 2 chỉ rõ các tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại. Nghĩa là mọi thứ cần được đặt để tại chính xác vị trí của nó. Hàng hoá sắp xếp ngay ngắn theo đúng nguyên tắc để khi cần có thể tiếp cận cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. 

Ví dụ, hàng nặng đặt bên dưới, hàng nhẹ đặt bên trên. Hàng nhập trước, có hạn sử dụng ngắn hơn ưu tiên để phía ngoài để xuất trước. 

Seiso (sạch sẽ)

Tiêu chí sạch sẽ trong tiêu chuẩn 5S đề cao vấn đề vệ sinh không gian kho. Đối với môi trường đặc thù như kho hàng càng bắt buộc phải sạch sẽ gọn gàng, đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hoá an toàn. Một kho hàng sạch sẽ giúp doanh nghiệp tăng điểm cộng trong mắt đối tác và khách hàng. 

Áp dụng tiêu chuẩn này, thủ kho cần lên kế hoạch tổng dọn vệ sinh kho hàng định kỳ (trong và xung quanh kho), đưa ra các quy định giữ vệ sinh chung để nhân viên tuân thủ. Đồng thời, cần lưu ý vệ sinh và bảo dưỡng máy móc, dụng cụ, thiết bị… để tăng tuổi thọ và năng suất của chúng. 

Seiketsu (săn sóc)

Tiêu chuẩn này đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch đánh giá 5S. Đó là việc duy trì mức độ hiệu quả của 3S phía trên. 

Tại đây, chủ kho hàng sẽ lập ra các quy định thực hiện 5S cụ thể, để mỗi nhân viên nắm rõ trách nhiệm của mình và trách nhiệm chung với kho hàng. 

Mục đích áp dụng tiêu chuẩn 5S nhằm hướng đến một kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp, ý thức cá nhân được rèn giũa mang đến tác phong làm việc chuyên nghiệp, đúng quy trình. Vì vậy, có thể tổ chức các cuộc thi, trao phần thưởng cho những cá nhân hoàn thành tốt sẽ tạo nên hệ thống thống nhất và phát triển.

Shitsuke (sẵn sàng)

Yếu tố cuối cùng của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng đặt ra yêu cầu đối với mỗi cá nhân. Đó là tinh thần tuân thủ các quy định, sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ cách tự giác, có trách nhiệm. 

5S không nên được coi là tiêu chuẩn chỉ áp dụng một lần. Những cải tiến bền vững chỉ được thực hiện khi có sự nghiêm khắc và kỷ luật – chủ yếu là về phía quản lý. Tất cả mọi người, từ người giám sát hoạt động mới nhất đến người điều hành dày dạn kinh nghiệm nhất, đều có vai trò trong việc đảm bảo quy trình hoạt động như dự kiến.Thường xuyên lặp lại 5S định kỳ để đảm bảo kho hàng luôn trong tình trạng tốt nhất và sẵn sàng hoạt động.

Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho như thế nào?

>>> Xem thêm: Cách quản lý kho hàng hiệu quả nhà quản trị nên biết

Làm thế nào để thực hiện tiêu chuẩn 5S thành công

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ

Điều kiện đầu tiên để tiêu chuẩn 5S được thực hiện thành công đó là được sự ủng hộ và hiểu biết của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện.

Bắt đầu bằng đào tạo

Phải làm thế nào để mọi người có thể nhận thức được ý nghĩa của 5S. Cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện. Khi họ đã nhận thức được điều đó, mọi người sẽ chủ động tham gia và thực hiện các hoạt động 5S.

Mọi người tự nguyện tham gia

Để thực hiện tiêu chuẩn 5S được thành công thì cần nhận được sự tự nguyện tham gia của mọi người. Khi đó mới có thể phát huy được hết khả năng của nó. Nếu không có sự tự nguyện, mọi thứ sẽ được thực hiện một cách rời rạc, không có sự liên kết với nhau và sẽ sớm đi đến thất bại.

Lặp lại với tiêu chuẩn cao hơn

Khi tiêu chuẩn 5S đã được thực hiện thành công thì chúng ta nên đặt ra tiêu chuẩn cao hơn để mọi người không ngừng đổi mới và phát triển bản thân.

Lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng

Áp dụng tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho hàng, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích:

• Quản lý chặt chẽ kho hàng, tránh tối đa thất thoát hàng hóa
• Chủ động hơn trong việc kinh doanh, cân đối trong việc xuất nhập hàng
• Tăng năng suất lao động, cắt giảm chi phí logistics
• Môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp. Cải thiện tác phong làm việc của đội ngũ nhân viên

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho hàng online tối ưu lợi ích như thế nào?

Áp dụng ngay tiêu chuẩn 5S vào kho hàng của bạn để thấy được kết quả. Hãy biến 5S trở thành một phần của văn hóa kho hàng của bạn để tạo ra môi trường chuyên nghiệp và năng suất.  Nếu bạn đã sẵn sàng thay đổi phong cách quản lý kho hàng của mình, hãy liên hệ với chúng tôi tại Cloudify.vn hoặc hotline: 1900 866 695 để tìm hiểu cách chúng tôi có thể giúp bạn phát triển, cải thiện và bảo vệ doanh nghiệp của mình.