15 Phút đọc
80% doanh nghiệp đang mất hàng tỷ đồng vì những chi phí ẩn trong quản lý kho
Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý kho bằng Excel hoặc quy trình thủ công, khiến dữ liệu tồn kho thiếu chính xác, phát sinh sai sót và làm giảm hiệu quả vận hành. Những chi phí ẩn như thất thoát hàng hóa, kiểm kê tốn thời gian, xử lý đơn hàng chậm hay bỏ lỡ cơ hội kinh doanh sẽ tích lũy theo thời gian và trực tiếp làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Nội dung bài viết
Chi phí ẩn trong quản lý kho là gì?
Chi phí ẩn trong quản lý kho là những khoản chi phát sinh trong quá trình vận hành nhưng không được phản ánh trực tiếp trên báo cáo tài chính. Chi phí này phát sinh từ quy trình quản lý kém hiệu quả, sai lệch tồn kho, lãng phí nguồn lực hoặc những cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ.
Do không được đo lường và theo dõi đầy đủ, các khoản chi phí này dễ bị xem nhẹ. Tuy nhiên, khi tích lũy theo thời gian, chúng có thể làm gia tăng chi phí quản lý kho, bào mòn lợi nhuận và ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Đôi khi, chi phí ẩn trong quản lý kho cũng lớn hơn nhiều so với chi phí đầu tư vào một hệ thống quản lý kho hiệu quả.
Vậy chi phí ẩn trong quản lý kho đến từ đâu? Trên thực tế, các khoản chi phí này thường bắt nguồn từ ba nguyên nhân chính:
-
Công nghệ quản lý chưa hiện đại: vẫn sử dụng Excel, sổ sách hoặc nhiều dữ liệu không được đồng bộ giữa các hệ thống.
-
Quy trình vận hành chưa tối ưu: nhiều thao tác thủ công, xử lý chậm và dễ xảy ra sai sót.
-
Nguồn nhân lực chưa được sử dụng hiệu quả: nhân viên mất nhiều thời gian cho kiểm kê, nhập liệu và đối soát.
Ví dụ: Một cửa hàng bán mỹ phẩm nhận được đơn hàng cho một sản phẩm đang hiển thị còn 10 sản phẩm trên Excel. Tuy nhiên, khi nhân viên vào kho lấy hàng mới phát hiện thực tế đã hết do số liệu chưa được cập nhật. Cửa hàng phải gọi xin lỗi khách, hủy đơn hoặc hoàn tiền. Ngoài việc mất doanh thu từ đơn hàng đó, cửa hàng còn có nguy cơ mất khách vào tay đối thủ. Đây là một chi phí ẩn do dữ liệu hàng tồn kho không chính xác.
Top 3 chi phí ẩn khiến doanh nghiệp thất thoát tới hàng tỷ đồng
Chi phí thất thoát hàng hóa hay sai lệch tồn kho
Thất thoát hàng hóa và sai lệch tồn kho là hai khoản chi phí ẩn phổ biến trong quản lý kho. Nguyên nhân thường đến từ việc sai lệch số lượng hàng hóa tồn kho, thất lạc hàng hóa, lưu trữ sai vị trí hoặc không kiểm soát hàng cận date và hàng hóa hết hạn.
Khi số liệu trên hệ thống không phản ánh đúng lượng hàng thực tế, doanh nghiệp bị gián đoạn hoạt động vận hành và phát sinh nhiều chi phí xử lý và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán thiết bị điện tử nhận đơn đặt hàng cho 20 chiếc tai nghe vì hệ thống hiển thị vẫn còn hàng. Tuy nhiên, khi chuẩn bị xuất kho, nhân viên mới phát hiện số lượng thực tế đã hết do dữ liệu chưa được cập nhật sau lần bán trước. Doanh nghiệp bắt buộc phải hủy đơn, hoàn tiền và xin lỗi khách hàng và làm giảm uy tín thương hiệu.
Chi phí về năng suất vận hành kho
Quản lý kho chưa hiệu quả khiến nhiều doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian để xử lý một đơn hàng. Từ khâu tìm kiếm hàng hóa, kiểm kê đến nhập – xuất kho đều cần nhiều thời gian hơn, làm giảm năng suất vận hành và kéo dài thời gian giao hàng.
Nguyên nhân chủ yếu là kho hàng chưa được sắp xếp khoa học, quy trình quản lý chưa được chuẩn hóa và nhiều công việc vẫn thực hiện thủ công. Do chưa ứng dụng công nghệ để hỗ trợ vận hành, nhân viên phải tự tìm kiếm hàng hóa, ghi nhận nhập – xuất và kiểm kê, khiến thời gian xử lý mỗi đơn hàng tăng lên.
Ví dụ: Một doanh nghiệp phân phối thực phẩm xử lý khoảng 200 đơn hàng mỗi ngày. Do quản lý kho bằng Excel và hàng hóa chưa được sắp xếp khoa học, mỗi đơn hàng mất khoảng 5–7 phút để xử lý. Trong khi đó, quy trình quản lý mức bình thường chỉ mất 2–3 phút/đơn, còn khi tối ưu bằng WMS, thời gian có thể giảm xuống chỉ còn 30–60 giây/đơn.
Năng suất xử lý đơn hàng giảm khiến doanh nghiệp phải tuyển thêm nhân sự hoặc chấp nhận thời gian giao hàng lâu hơn, làm tăng chi phí vận hành và giảm năng lực cạnh tranh.
Chi phí do hàng tồn kho dư thừa và lỗi thời
Quản lý tồn kho không hiệu quả khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng nhập hàng vượt nhu cầu, hàng chậm luân chuyển hoặc hàng tồn kho quá lâu. Nguyên nhân là do dữ liệu tồn kho không được cập nhật theo thời gian thực, dự báo nhu cầu chưa chính xác và doanh nghiệp không nắm bắt được tốc độ luân chuyển hàng hóa.
Những mặt hàng tồn kho không chỉ chiếm diện tích kho và phát sinh chi phí lưu trữ mà còn làm nguồn vốn bị tồn đọng, khiến doanh nghiệp không thể sử dụng để đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác.
Ví dụ: Một doanh nghiệp phân phối nước giải khát nhập thêm 500 thùng hàng vì báo cáo tồn kho cho thấy lượng hàng gần đạt mức tối thiểu. Tuy nhiên, sau khi kiểm kê mới phát hiện vẫn còn hơn 300 thùng ở một kho khác chưa được cập nhật trên hệ thống. Do lượng hàng tồn quá nhiều, doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí lưu kho.
Cách kiểm soát chi phí ẩn trong quản lý kho
Bước 1. Đo lường để phát hiện chi phí ẩn
Doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên các chỉ số như độ chính xác tồn kho và tỷ lệ thất thoát hàng hóa. Khi có dữ liệu rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát hiện những điểm gây lãng phí và xử lý kịp thời.
a, Độ chính xác tồn kho (Inventory Accuracy)
Công thức:
Độ chính xác tồn kho (%) = (Số lượng hàng hóa khớp với hệ thống / Tổng số hàng hóa kiểm đếm) × 100
Ví dụ: Doanh nghiệp kiểm đếm 500 mã hàng, trong đó 480 mã khớp với dữ liệu trên hệ thống. Độ chính xác tồn kho = (480/500) × 100 = 96%.
Kết luận:
-
Dưới 95%: Dữ liệu tồn kho còn sai lệch nhiều với thực tế. Doanh nghiệp nên rà soát quy trình nhập – xuất – kiểm kê và xác định nguyên nhân để cải thiện độ chính xác.
-
Từ 95% trở lên: Doanh nghiệp đang kiểm soát hàng hóa tồn kho hiệu quả và ít rủi ro sai lệch.
b, Tỷ lệ thất thoát tồn kho (Inventory Shrinkage Rate)
Công thức:
Tỷ lệ thất thoát (%) = [(Giá trị tồn kho theo sổ sách – Giá trị tồn kho thực tế) / Giá trị tồn kho theo sổ sách] × 100
Ví dụ: Giá trị tồn kho trên sổ sách là 2 tỷ đồng, sau kiểm kê thực tế còn 1,96 tỷ đồng. Tỷ lệ thất thoát = [(2 – 1,96) / 2] × 100 = 2%.
Kết luận:
-
Dưới 2%: Mức thất thoát nằm trong ngưỡng có thể kiểm soát, doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi và duy trì quy trình quản lý hiện tại.
-
Từ 2% trở lên: Đây là dấu hiệu cảnh báo doanh nghiệp cần rà soát quy trình quản lý kho, kiểm tra nguyên nhân gây thất thoát và triển khai các biện pháp kiểm soát để hạn chế tổn thất.
Bước 2. Chuẩn hóa quy trình quản lý kho
Trước khi đầu tư công nghệ, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình quản lý kho từ nhập kho, xuất kho, lưu trữ đến kiểm kê hàng hóa. Mỗi công đoạn cần có quy trình thực hiện rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể và thống nhất cách ghi nhận dữ liệu để hạn chế sai sót, thất thoát và chồng chéo trong quá trình vận hành.
Doanh nghiệp có thể áp dụng các nguyên tắc sắp xếp hàng hóa khoa học nhằm tối ưu không gian lưu trữ, rút ngắn thời gian tìm kiếm và hạn chế sai sót trong quá trình nhập – xuất kho. Ba nguyên tắc phổ biến gồm:
-
Quản lý luân chuyển hàng hóa theo FIFO, LIFO hoặc FEFO;
-
Sắp xếp hàng hóa theo mã SKU để dễ quản lý;
-
Áp dụng tiêu chuẩn 5S nhằm duy trì kho hàng ngăn nắp, an toàn.
Việc kết hợp các nguyên tắc này giúp nâng cao hiệu quả vận hành, kiểm soát tồn kho tốt hơn và giảm chi phí quản lý kho. Khi quy trình được chuẩn hóa, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý kho mà còn tạo nền tảng để triển khai các phần mềm quản lý hoặc công nghệ tự động hóa một cách hiệu quả.
Tham khảo ngay: Sức Mạnh của Phần Mềm Quản Lý Kho trong Quá Trình Sản Xuất
Bước 3. Ứng dụng công nghệ quản lý kho
Hệ thống WMS kết hợp với mã vạch hoặc RFID giúp tự động hóa quy trình, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công.
Cloudify WMS giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình quản lý kho, từ nhập – xuất – tồn, quản lý vị trí lưu trữ, kiểm kê, cảnh báo tồn kho đến báo cáo tức thời. Dữ liệu được đồng bộ trên một nền tảng duy nhất, giúp giảm sai sót, tối ưu nhân sự và hạn chế tối đa thất thoát hàng hóa.
Khi kiểm soát được các chi phí ẩn, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí vận hành mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, cải thiện năng lực phục vụ khách hàng và tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững.
Bước 4. Kiểm tra và cải tiến định kỳ
Chi phí ẩn trong quản lý kho có thể phát sinh bất cứ lúc nào nếu không được kiểm soát. Doanh nghiệp nên kiểm kê, đối soát dữ liệu và đánh giá hiệu quả vận hành theo định kỳ để nhanh chóng phát hiện, khắc phục các vấn đề trước khi gây tổn thất lớn.
Kết luận
Chi phí ẩn trong quản lý kho không chỉ làm gia tăng chi phí vận hành mà còn âm thầm bào mòn lợi nhuận, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Nếu phát hiện muộn, doanh nghiệp càng phải trả giá bằng thất thoát hàng hóa, lãng phí nguồn lực và những cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ.
Hãy tìm hiểu giải pháp Cloudify WMS để khám phá cách kiểm soát chi phí ẩn, hạn chế thất thoát và nâng cao hiệu quả vận hành ngay hôm nay. Với Cloudify WMS, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ hoạt động kho, theo dõi dữ liệu theo thời gian thực, giảm sai sót và tối ưu chi phí quản lý kho một cách bền vững.
Hãy tham khảo Cloudify WMS để đánh giá quy trình quản lý kho hiện tại và khám phá giải pháp phù hợp với mô hình doanh nghiệp. Tại đây!
Bài liên quan
Không nên sử dụng app quản lý kho nếu bạn chưa biết những điều này
Chắc hẳn những phần mềm quản lý đã không còn quá xa lạ gì đối với các doanh nghiệp, bao gồm cả những doanh
Chia sẻ kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả cho chủ doanh nghiệp
Quản lý kho hàng là công việc hàng ngày của người quản lý. Cụ thể, người quản lý sẽ phải giải quyết các vấn
Nâng tầm doanh nghiệp nhờ giải pháp quản lý kho thông minh bằng QR code
Trong công cuộc vận hành một doanh nghiệp, công việc quản lý kho có thể nói là quy trình tiêu tốn nhiều công sức,
Công ty
Sản phẩm
Menu
Tòa nhà Dolphin Plaza – Tầng 2 số 28 Trần Bình, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Văn phòng HCM
169 Nguyễn Văn Hưởng, phường Thảo Điền, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
© 2019 - 2024 Cloudify ERP.
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CLOUDIFY VIỆT NAM
