Trong bất cứ công ty nào dù là lớn hay nhỏ thì nhân sự hay con người luôn là yếu tố then chốt quyết định sự phát triển của công ty. Vì thế, vấn đề quản lý nguồn lực nhân sự luôn được các doanh nghiệp chú trọng và quan tâm. Tuy nhiên việc quản lý hiệu quả nguồn lực vẫn còn là một dấu chấm hỏi lớn đối với các nhà quản trị. Vậy làm thế nào để quản lý nguồn lực này hiệu quả? Hy vọng bài viết dưới đây sẽ giúp độc giả tìm được câu trả lời cho chính mình.

Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự (HRM) là hoạt động tuyển dụng, triển khai và quản lý các nhân viên của một tổ chức. Đưa ra các quyết định để đào tạo, phát triển và đánh giá năng lực của nhân viên. Thực hiện đúng các chính sách quản lý người lao động. Tất cả nhằm mục đích mang đến hiệu quả cao trong việc vận hàng doanh nghiệp.

Vai trò của quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Tối đa hiệu quả lao động trong quản lý nhân sự

Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển phải cải tiến tổ chức theo hướng tinh giảm hơn, và yếu tố con người chính là yếu tố mang tính quyết định. Con người với kỹ năng cũng như trình độ của mình sẽ tận dụng các công cụ lao động cũng như tác động vào đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm. Nếu quá trình quản lý nhân sự diễn ra hiệu quả thì các hoạt động khác của doanh nghiệp cũng sẽ đạt năng suất cao.

Đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp

Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động khai thác sử dụng một cách hiệu quả các nguồn lực như vốn, cơ sở vật chất, khoa học kỹ thuật, và người lao động. Máy móc thiết bị đều có thể mua và sao chép được nhưng con người thì không. Các nhân viên trong doanh nghiệp, với sức sáng tạo của mình là nguồn đảm bảo sự phát triển bền vững, lâu dài của doanh nghiệp.

Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển khả năng

Quản lý nhân sự gồm công tác sàng lọc chọn lựa đúng nhân viên cho từng vị trí, cung cấp các chương trình đào tạo nhằm tạo điều kiện cho nhân viên phát triển chuyên môn, thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua quá trình đánh giá năng lực. Quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm trong công tác tuyển dụng, sử dụng lao động, nhằm nâng cao chất lượng công việc. Tất cả những công tác này là rất cần thiết để tổ chức có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.

Giảm phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức trong quản lý nhân sự

Sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật cùng sự phát triển của nền kinh tế buộc các nhà quản trị phải thích ứng. Do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong tổ chức nhằm đạt hiệu quả tối ưu là vấn đề phải được quan tâm hàng đầu. Việc sàng lọc chọn lựa đúng người đúng việc là rất quan trọng, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc sử dụng nhân tài lãng phí. 

Những yếu tố cần có của nhà lãnh đạo để quản trị nhân sự hiệu quả

Giao tiếp một cách thông minh

Một số nhà quản lý đã nhầm lẫn khi tin rằng quát tháo ra lệnh và reo rắc nỗi sợ hãi trong nhân viên là điểm nổi bật của thành công trong cách quản lý. Nhưng đó là một sai lầm mà bạn nên tránh. Thay vào đó, nhà quản lý hãy dành thời gian để học cách giao tiếp hiệu quả với từng nhân viên bằng giọng điệu mềm mại và thái độ trìu mến. Tuy nhiên, đôi khi, trong một vài trường hợp, người quản lý cần có thái độ cứng rắn, quyết liệt để khiến nhân viên tôn trọng những quyết định mà mình đưa ra.

Tinh thần trách nhiệm, hết lòng với công việc

Sếp muốn quản lý nhân viên theo một cách có trách nhiệm, tận tâm với công việc thì đầu tiên phải là người làm gương. Nhà quản lý nỗ lực thực hiện công việc, dám nhận trách nhiệm, không ngại khó, ngại khổ, hết lòng cống hiến thực hiện mục tiêu chiến lược, đóng góp cho sự phát triển công ty sẽ là động lực để nhân viên hoàn thành tốt vai trò của mình. Nhân viên sẽ hành động, làm việc có thiên hướng theo phong cách và cách thức làm việc, sự tận tâm giống nhà quản lý.

Biết lắng nghe, thấu hiểu và sẻ chia

Nhà quản lý không chỉ nói và ra lệnh mà phải biết lắng nghe. Lắng nghe ý kiến, quan điểm và những đóng góp đến từ chính nhân viên của mình trước khi đưa ra một chính sách, quy định mới…Lắng nghe nhưng phải thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng và sẻ chia những khó khăn, niềm vui, nỗi buồn của nhân viên. Sự quản lý từ tâm sẽ mang đến sự trung thành, cống hiến hết mình với công việc của nhân viên. 

Có khả năng định hướng phát triển cho nhân viên

Bất cứ nhân viên nào cũng mong muốn làm việc trong một môi trường mà ở đó mình có thể khẳng định cũng như phát triển bản thân. Lãnh đạo phải đảm bảo nhân viên có thể nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của công việc được giao. Khi đó, họ sẽ tự tạo cho mình trách nhiệm đối với doanh nghiệp và làm việc một cách hiệu quả dưới sự hướng dẫn và định hướng của quản lý.

Tạo động lực làm việc bằng nghệ thuật khen – chê

Nếu như các khoản thưởng tạo ra động lực tài chính thì khen tạo ra động lực tinh thần thúc đẩy tinh thần làm việc hăng say hơn, sáng tạo hơn…Khen được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau như giấy khen, tuyên dương trước công ty hay đơn giản chỉ là câu nói “ bạn làm tốt lắm”. 

Khen – chê nhân viên cũng là một nghệ thuật. Nếu người quản lý chê nhân viên một cách trực tiếp, khắt khe với những từ ngữ thiếu văn hóa sẽ dễ khiến họ ấm ức và dẫn đến tâm lý chán nản. Vì thế, khi chê nhân viên nhà quản trị cần phải “lựa lời” để họ thấy được lỗi sai của bản thân mà sửa chữa, làm tốt hơn ở những lần sau.

Kinh nghiệm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

1. Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự

Hệ thống quản trị nhân sự tốt sẽ cung cấp cho nhà lãnh đạo cái nhìn rõ ràng nhất về tình hình nhân sự và đánh giá chất lượng nhân sự chính xác nhất cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống tài liệu tổng hợp hoặc áp dụng phần mềm quản lý. Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp các hình thức với nhau để có kho thông tin nhân sự rõ ràng, đầy đủ và dễ theo dõi, quản lý nhất.

2. Nắm rõ được năng lực của từng người

Đánh giá nhân viên có thể được coi là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân viên. Quá trình này sẽ giúp cá nhà quản lý có cơ sở để đánh giá, khen thưởng nhân viên sao cho hợp lý. 

Người quản lý phải là người có khả năng bao quát và nắm rõ nhất mọi vấn đề. Họ phải biết được năng lực thật sự của từng người để có kế hoạch giao việc, nâng cao năng lực của từng người trong quá trình làm việc.

Mỗi nhân viên đều có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Chính vì vậy người quản lý cần biết cân nhắc và cẩn trọng khi sắp xếp đội ngũ nhân viên của mình vào từng vị trí nhất định, để họ có thể phát huy tối đa năng lực của bản thân.

3. Định hướng công việc và định hướng phát triển cho nhân viên

Một doanh nghiệp phát triển bền vững trước hết phải quản lý nhân viên đúng cách, tìm đúng người, đúng vai trò để tối ưu hóa nguồn nhân lực.

Trong đó, định hướng và phát triển triển nhân viên có ý nghĩa quan trọng vì nó là sự cam kết về việc tạo môi trường hỗ trợ nhân viên.

Điều đó cho họ nhìn thấy được những tiến bộ chuyên nghiệp của mình trong từng giai đoạn, có định hướng rõ ràng trên lộ trình thăng tiến của mình.

Định hướng cho nhân viên tốt sẽ làm tăng sự hài lòng của nhân viên đối với môi trường làm việc đồng thời tạo nên thái độ làm việc tích cực thông qua môi trường học hỏi, chia sẻ.

4. Xây dựng một môi trường làm việc tôn trọng lẫn nhau

Môi trường chính là mối quan hệ giữa người với người trong doanh nghiệp, bao gồm tinh thần tôn trọng, sự tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau để giải quyết nhiều vấn đề. Nói một cách khác, môi trường mềm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau của mọi thành viên trong một tổ chức.

Một môi trường tốt có tác động vô cùng lớn đến nhân viên. Nó là cơ sở, là điểm tựa để họ tiếp tục phát huy năng lực và gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự có nên áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ?

vấn đề doanh nghiệp gặp phải trong quản trị nhân sự

Tìm kiếm, tuyển dụng nhân tài

Con người là yếu tố hàng đầu, là một trong những điều kiện quyết định tới sự thành bại của một doanh nghiệp. Trong thời đại công nghệ 4.0, tuyển dụng nhân lực như một cuộc tranh đua bởi luôn tồn tại cạnh tranh giữa các doanh nghiệp. Việc tìm kiếm nhân tài đã khó song doanh nghiệp lại không có chiến lược, kế hoạch đào tạo, phân bổ nhiệm vụ đúng người, đúng đối tượng. Điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và khó có thể phát huy được tiềm năng của nhân viên.

Chấm công, tính lương không chính xác

Đa số các doanh nghiệp hiện nay tại Việt Nam vẫn duy trì phương pháp tính lương truyền thống. Chấm công, tính lương bằng file excel vừa tốn thời gian, lại mất nhiều công sức, có thể gây ra sai sót dẫn đến tình huống trả không đủ lương cho nhân viên hoặc trả thừa làm thâm hụt ngân sách.

Tỷ lệ luân chuyển lao động tăng cao

Ngày càng có nhiều công ty doanh nghiệp được thành lập với những lời đề nghị lương hấp dẫn đồng nghĩa với cơ hội nhảy việc của nhân viên ngày càng cao. Theo thống kế, tỷ lệ nhảy việc của nhóm lao động từ 20-25 tuổi chiếm 50% tại các doanh nghiệp. Có nghĩa là, cứ 10 ứng viên trẻ được nhận vào làm việc thì sẽ có tối thiểu 5 người sẽ nhảy việc không lâu sau đó. Bên cạnh đó, tình trạng lao động cũ rời bỏ công ty cũng liên tục diễn ra tại các doanh nghiệp. Vì vậy, đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp để giữ chân nhân viên, đặc biệt là những nhân sự giỏi để họ có thể làm việc trung thành với mình trong thời gian dài, tránh tình trạng nhảy việc làm gián đoạn quy trình làm việc, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.

Quản lý nhân sự qua ca làm việc

Trong một số ngành như F&B, khách sạn hay nhà hàng thì quản lý ca là một công việc đặc thù. Có quá nhiều ca và phải bố trí nhân sự làm việc theo ca làm mất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, nhiều người lao động thường thay đổi ca cho nhau dẫn tới khó khăn trong việc chấm công và tính lương và không tránh khỏi sự sai sót.

Nhân viên thiếu sự gắn kết

Môi trường làm việc có sự tương tác, kết nối nhân viên là một trong những điều kiện giúp họ có động lực, hăng hái làm việc đa năng suất cao. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp hiện nay còn chưa chú trọng vào vấn đề gắn kết nhân viên vì một số lý do như: người lãnh đạo không quan tâm đến nhân viên, không tổ chức nhiều hoạt động nội bộ,…

Khó theo dõi vị trí nhân viên

Tùy theo từng công việc mà một số bộ phận nhân viên của doanh nghiệp thường phải đi ra ngoài để làm việc. Điều này thường gây ra sự bất tiện, khó nắm bắt trong việc quản lý thông tin vị trí nhân viên đang ở đâu, làm gì để theo dõi và điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất.

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự tiền  – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại số

Giải quyết khó khăn với phần mềm quản lý nhân sự

Giải quyết khó khăn với phần mềm quản lý nhân sự

1. Dễ dàng tiếp cận thông tin nhân sự

Nhờ có phần mềm quản lý nhân sự, nhà quản lý sẽ không phải dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau để có được thông tin cần thiết cho hoạt động của công ty.

Phần mềm quản lý nhân sự cho phép người dùng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Nó cung cấp khả năng phân quyền sử dụng cho từng nhân viên của từng phòng ban để nhà quản lý có thể nắm được tình hình làm việc của nhân viên.

2. Thông tin được cập nhật nhanh chóng

Thông tin được cập nhập theo hệ thống thời gian thực, đảm bảo chính xác, đầy đủ giúp việc quản lý dễ dàng hơn và có thể kịp thời sửa chữa lỗi sai phát sinh trong quá trình sản xuất.

3. Hợp lý hóa quy trình và luồng công việc

Với HRMS, các tổ chức đã xác định một hệ thống phân cấp, vai trò và quyền của người dùng được xác định rõ ràng để mọi người dùng nhận thức được vai trò của họ. Điều này giúp hợp lý hóa các quy trình nội bộ.

4. Giảm bớt công việc trên giấy tờ

HRMS loại bỏ rất nhiều thủ tục giấy tờ, nó giúp chuẩn hóa các quy trình liên quan đến thông tin nhân viên như lịch sử việc làm, Thông tin cá nhân, chứng nhận, giáo dục và thông tin lương thưởng. Nó cũng tiết kiệm thời gian bằng cách thu thập và lưu giữ tất cả thông tin tại một nơi. HRMS giúp bảo vệ thông tin cá nhân khỏi tin tặc và người dùng trái phép bằng cách mã hóa nó.

5. Hệ thống tính lương 

Nó cung cấp một cách an toàn hơn, công bằng hơn để xử lý tiền lương. Mọi quy trình tính toán sẽ được số hóa và hạn chế nhập liệu thủ công. Nhờ vậy, doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có và nhận được sự hài lòng ở nhân viên.

6. Kho lưu trữ thông tin tuyệt vời

Thay vì phải tìm kiếm thông tin trong hàng đống giấy tờ và file excel khác nhau thì giờ đây nhân viên cũng có thể kiểm tra thông tin của mình một cách dễ dàng. Với HRMS, một nhân viên có thể kiểm tra lịch nghỉ của họ và các thông tin liên quan đến họ trong giới hạn cho phép của người quản lý.

7. Quản lý nhân sự thông qua KPI

Xác định KPI và đo lường mức độ hiệu quả của các nguồn lực đang hoạt động và đạt được các mục tiêu kinh doanh của họ là lợi ích mà HRMS mang lại. Với sự trợ giúp của HRMS, các công ty có thể nhận được phản hồi nhanh chóng trong thời gian thực. Dữ liệu được lưu trữ cũng có thể cung cấp những căn cứ về lương thưởng, phần thưởng / khuyến khích và hoạch định các mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai.

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý nhân sự Cloudify

Trên đây là những thông tin về quản trị nhân sự mà doanh nghiệp nên nắm được. Nếu đang có nhu cầu tìm kiếm một giải pháp HRM, doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Xem thêm

Intelligent ERP – Giải pháp mới cho doanh nghiệp Việt
Phần mềm ERP và 10 sự thật doanh nghiệp có thể chưa biết
Những lợi ích của phần mềm quản lý tiền lương ít ai biết
Phần mềm quản lý nhân sự có nên áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ?