fbpx

10 lý do doanh nghiệp cần phải triển khai hệ thống quản lý ERP

  1. Thảo Lê
    Người viết Thảo Lê

10 lý do doanh nghiệp cần phải triển khai hệ thống quản lý ERP

Ở Việt Nam, doanh nghiệp đã bắt đầu quan tâm nhiều hơn đến việc chuyển đổi số nói chung và ERP nói riêng. ERP đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng và mang lại hiệu quả tích cực. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, quản lý đang tìm hiểu về ERP, bài viết dưới đây dành cho bạn. Trong bài viết này, Cloudify sẽ  liệt kê 10 lý do doanh nghiệp cần phải triển khai hệ thống quản lý ERP ngay.

ERP là gì?

ERP được viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Phần mềm giúp doanh nghiệp quản trị quy trình kinh doanh ở tất cả các bộ phận từ hoạt động bán hàng, sản xuất, kho, nhân sự, công việc, kế toán,…Tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp đều được vận hành tự động giúp tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực, giảm giấy tờ, sổ sách. Đồng thời, hầu hết doanh nghiệp triển khai hệ thống quản lý ERP đều cải thiện được hiệu quả kinh doanh, tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận. 

ERP thay đổi cách bán hàng truyền thống như thế nào?

ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, để bạn dễ hình dung hơn chúng ta cùng tìm hiểu qua ví dụ sau đây. 

  • Bán hàng theo cách truyền thống

Theo truyền thống, quy trình bán hàng sau khi nhân viên chốt được hợp đồng với khách sẽ mất nhiều thời gian, qua nhiều giai đoạn và phòng ban. Cụ thể, sau khi nhân viên kinh doanh ghi nhận thông tin đặt hàng từ khách phải liên hệ với bộ phận kho và kế toán. Nhân viên báo với bộ phận kho về đơn hàng gồm số lượng hàng hóa, yêu cầu, sau đó chuyển đơn hàng cho bộ phận kế toán để lập phiếu thu, ghi nhận công nợ. Thông thường việc này được thao tác thông qua email, nhắn tin, gọi điện hoặc nhân viên kinh doanh phải đến từng phòng để giải quyết. 

Xem thêm: Phần mềm Cloudify ERP giúp doanh nghiệp bảo vệ bí mật kinh doanh 

Theo như quy trình ở trên từ lúc đơn hàng được tạo đến khi giao hàng cho khách phải mất khá nhiều thời gian. Bên cạnh đó, tha tác thủ công còn dẫn đến sai sót thông tin, nhầm lẫn đơn hàng gây thiệt hại cho công ty. Các sự cố phát sinh như từ lúc kho thông báo đủ hàng tới lúc kế toán thông báo công nợ của khách hàng ở ngưỡng cho phép thì hàng đã được xuất bán cho một đơn hàng khác. Điều này khiến khách hàng phải đợi thêm thời gian hay thậm chí khách hủy đơn gây ảnh hưởng đến uy tín công ty. 

  • Bán hàng trên hệ thống quản lý ERP 

Tại một doanh nghiệp khác, khi họ sử dụng hệ thống quản lý ERP, quy trình bán hàng được tinh gọn, hiệu quả hơn. Theo đó, nhân viên kinh doanh đi gặp khách có thể lên đơn hàng ngay lập tức trên phần mềm. Ngay từ bước lên đơn hàng nhân viên kinh doanh đã biết được các mặt hàng khách mua có sẵn hay không, nếu không có sẵn nhân viên sẽ báo cho khách và có thay đổi cho phù hợp. Ngoài ra, hệ thống cũng cho biết công nợ của khách có đảm bảo theo như quy định của công ty hay không, đơn hàng được tạo hay từ chối. Sau khi đơn hàng được tạo, bộ phận kho và kế toán cập nhật thông tin đơn hàng tự động. Kho sẽ xuất đơn hàng cho khách và kế toán ghi nhận công nợ.

Ngoài ra, khi có bất kỳ thay đổi gì về đơn hàng, hệ thống quản lý ERP cũng sẽ ghi nhận và tự động cập nhật, thông báo cho các bộ phận liên quan. Quy trình lên đơn hàng được rút gọn, nhân viên tiết kiệm thời gian thao tác, giảm nhầm lẫn, sai sót.

Hệ thống quản lý ERP giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả

Hệ thống quản lý ERP giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả

10 lý do doanh nghiệp cần phải triển khai hệ thống quản lý ERP

Ví dụ về quy trình bán hàng ở trên chỉ là một phần nhỏ lợi ích mà hệ thống quản lý ERP mang lại cho doanh nghiệp. Thực tế, doanh nghiệp còn đạt được nhiều lợi ích hơn nữa sau khi triển khai ERP. Sau đây là 10 lý do nhà lãnh đạo và quản lý có thể cân nhắc trước khi triển khai hệ thống này:

  • ERP giúp duy trì thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận

Khi bạn thêm bất kỳ thông tin nào trên hệ thống, thông tin đó sẽ được đưa đến các bộ phận, cá nhân có liên quan để nắm được tình hình và xử lý. Với những doanh nghiệp có nhiều nhân viên, việc này sẽ giảm thiểu tối đa thời gian trao đổi, thao tác. Đặc biệt, thông tin sẽ được chủ sở hữu giới hạn, mỗi bộ phận chỉ tiếp nhận theo chức năng của mình. Ví dụ, khi bộ phận sản xuất nhận được đơn hàng sản xuất 100 cái áo. Sau khi lệnh sản xuất được lập, bộ phận kho sẽ nhận thông tin về nguyên vật liệu cần xuất kho. Đồng thời, bộ phận thu mua cũng biết được số nguyên vật liệu cần xuất để quyết định có nhập thêm hay không. 

  • Đảm bảo doanh nghiệp vận hành chặt chẽ

Hầu hết các quy trình của doanh nghiệp đều liên kết chặt chẽ với nhau. Chính vì vậy, khi tất cả bộ phận sử dụng cùng một hệ thống để xử lý công việc thì tiến độ được đẩy nhanh hơn và không phát sinh ra các sai sót. Với việc quản lý thủ công hay bằng các phần mềm riêng lẻ, thông tin thường dễ nhầm lẫn giữa các bộ phận, các báo cáo có sai số cần phải chỉnh sửa. Trong khi đó, thông tin trên phần mềm được kế thừa lẫn nhau nên tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận.

  • Tinh gọn quy trình, giảm thiểu thao tác thủ công 

Thay vì phải qua nhiều bước, trao đổi qua email hay nhập liệu thủ công trên word, excel. Giờ đây, nhân viên chỉ cần nhập thông tin một lần trên hệ thống quản lý ERP, dữ liệu tự động lưu trữ và chuyển đến các vị trí liên quan. Quy trình được tinh giảm, nhân viên có nhiều thời gian để xử lý công việc và tăng năng suất lao động. 

  •  Hệ thống ERP giúp bảo mật thông tin doanh nghiệp 

Bảo mật thông tin là vấn đề doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Đối với các doanh nghiệp quản lý thủ công bằng excel, tất cả nhân viên đều có quyền truy cập thông tin dễ dẫn đến tình trạng dữ liệu bị bán cho đối thủ hoặc bên thứ 3. Đây là mối đe dọa gây ra nhiều tổn thất cho công ty. Trên hệ thống quản lý ERP, dữ liệu được đưa về cho bộ phận liên quan. Mỗi phòng ban hay nhân viên chỉ biết được thông tin của mình mà không xem được của nhân viên hay phòng ban khác. 

  • Mỗi bộ phận sở hữu công cụ riêng 

Mỗi phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp có một chức năng riêng. Chính vì vậy, công cụ họ sử dụng cũng sẽ khác nhau. Phần mềm ERP là giải pháp quản trị tổng thể, tích hợp nhiều chức năng quản trị, vận hành chỉ trên một hệ thống duy nhất. Tuy nhiên, mỗi chức năng liên quan đến từng bộ phận khác nhau chỉ được sử dụng bởi bộ phận đó. Chính vì vậy, các bộ phận sẽ không bị xung đột và phụ thuộc khi thao tác trên hệ thống. 

Tại sao doanh nghiệp cần phải triển khai hệ thống quản lý ERP
                                                                           Tại sao doanh nghiệp cần phải triển khai hệ thống quản lý ERP
  • Giảm dữ liệu thừa 

Việc thiếu hay thừa cũng gây khó khăn cho nhà lãnh đạo trong quá trình ra quyết định. Dữ liệu cập nhật dư thừa, các bộ phận cùng ghi nhận một trường thông tin nhiều lẫn vừa mất thời gian lại gây ra nhầm lẫn. Trên hệ thống quản lý ERP, dữ liệu được cập nhật và kế thừa lẫn nhau nên không có tình trạng thừa thông tin. Việc cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ cũng trở nên đơn giản hơn.

Xem ngay: 90% doanh nghiệp tiết kiệm thời gian quản lý sau khi sử dụng ERP

  • Rút ngắn quy trình kế toán 

Các báo cáo từ bộ phận kế toán chính là “vũ khí” giúp nhà quản trị đánh giá được tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lập báo cáo bằng tay hay trên một phần mềm riêng lẻ khiến thông tin sai, kế toán mất nhiều thời gian chỉnh sửa. Trên hệ thống ERP, báo cáo được cập nhật tức thời theo thời gian được yêu cầu. Dữ liệu được đồng bộ nên tính chính xác được đảm bảo cao nhất.

  • Phân quyền nhân viên

Trên phần mềm ERP, nhà quản lý sẽ phân quyền sử dụng, thao tác cho nhân viên theo cấp bậc hoặc đặc thù công việc. Thậm chí, hai nhân viên chung một bộ phận nhưng cấp bậc khác nhau cũng sẽ được phân quyền quản trị thông tin khác nhau. 

  • Hỗ trợ quá trình ra quyết định

Tất cả các thông tin liên quan đến doanh nghiệp như báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ, hàng tồn kho, báo cáo bán hàng được cập nhật liên tục. Nhà quản trị muốn đưa ra quyết định hay xây dựng chiến lược kinh doanh căn cứ vào đó. 

  • Nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng

Khi sử dụng phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và nguồn lực. Thay vào đó, doanh nghiệp có thời gian và nguồn lực để đầu tư vào sản phẩm, nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng. Hàng hóa và sản phẩm được quản lý tốt hơn cũng sẽ cải thiện hiệu quả chăm sóc khách và giúp họ có nhiều trải nghiệm tốt với dịch vụ của doanh nghiệp.

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp hệ thống quản lý ERP trên thị trường. Một trong số ít nhà cung cấp uy tín được tin dùng hiện nay chính là Cloudify. Nếu bạn đang quan tâm đến ERP và mong muốn được giải đáp thắc mắc, bạn có thể liên hệ với Cloudify qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695

Xem thêm

Top 3 phần mềm ERP Việt Nam doanh nghiệp nên lựa chọn
SaaS ERP và những thông tin cơ bản doanh nghiệp cần biết
Cloud ERP – Phần mềm quản lý hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Top các phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp

0/5 (0 Reviews)

Bài liên quan

Phần Mềm ERP Miễn Phí Có Thật Sự Đáng Tin Cậy?

Phần mềm ERP miễn phí hiện đang được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tin tưởng lựa chọn bởi ít tốn kém. Tuy nhiên,

Chi phí bán hàng là gì? Những kiến thức dễ hiểu nhất về chi phí bán hàng bạn nên biết
Chi phí bán hàng là gì? Những kiến thức dễ hiểu nhất về chi phí bán hàng bạn nên biết

Chi phí bán hàng là một trong những khoản mục quan trọng trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Hiểu rõ chi

Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đầu tư phần mềm quản lý ERP?
Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đầu tư phần mềm quản lý ERP?

Theo khảo sát của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin cho biết khoảng 15% doanh nghiệp Việt Nam đang

Văn phòng Hà Nội

Tòa nhà Dolphin Plaza, Số 6 Nguyễn Hoàng,
Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Văn phòng HCM

69/1/3 Đường Nguyễn Gia Trí, Phường 25,
Quận Bình Thạnh, TP.HCM

© 2022 Cloudify ERP.
0/5 (0 Reviews)
  • Đăng ký thông tin

Hơn 2,000+ doanh nghiệp đã sử dụng và hài lòng. Cùng khám phá tiềm năng tăng trưởng của doanh nghiệp bạn ngay hôm nay!